Le Bureau Pays du PNUD au Tchad est un partenaire clé du
Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme (GFATM)
et joue le rôle de Récipiendaire Principal des nouvelles subventions sous le
nouveau modèle de financement au Tchad. Dans son rôle de Récipiendaire
Principal, le Bureau Pays est responsable de la gestion financière et
programmatique de la subvention du Fonds mondial ainsi que des achats de
produits pharmaceutiques. Dans tous les domaines de mise en œuvre du projet,
le Bureau Pays fournit des services de développement des capacités aux
institutions compétentes, sous-bénéficiaires et partenaires opérationnels.
Pour la mise en œuvre du programme Fonds mondial, le PNUD
Tchad met en place une unité de gestion de programme (UGP) qui coordonnera la
mise en œuvre des projets et fournira des directives générales sur les règles
et procédures du Fonds mondial à tous les sous-récipiendaires participant à
la mise en œuvre du projet.
En vue d’accompagner ce processus, le bureau du Programme
des Nations Unies pour le Développement (PNUD) au Tchad recrute un(e)
l’Assistant(e) Financier (e) pour le Projet Fonds Mondial de Lutte contre le
Paludisme.
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Sous la supervision directe du Spécialiste Financier,
l’Assistant(e) Financier(ère) appuie la gestion financière du projet
Lutte contre le Paludisme financé par le NFM du Fonds Mondial. Il/elle
travaille en étroite collaboration avec le personnel de l’équipe de gestion
du projet Fonds Mondial et aura à assumer les responsabilités et fonctions
suivantes:
- Assurer
le suivi et l’application des procédures et réglementations financières
du PNUD;
- Participer
à l’élaboration et à la formulation des budgets du projet;
- Assurer
directement le suivi financier.
Dans ce cadre, le titulaire du poste assumera les
responsabilités suivantes:
- Assurer
la conformité des processus financiers, des informations et rapports
financiers et du suivi des audits avec les règles, règlements,
politiques et stratégie du PNUD;
- S’assurer
que les processus financiers, les enregistrements et rapports financiers
sont conformes aux règles et à la règlementation du PNUD ;
- Appuyer
la mise en œuvre des recommandations des audits et du cadre de
contrôle interne;
- Collecter
les données détaillées pour le Plan de Travail Annuel et ldes
informations pertinentes en vue de l’élaboration des budgets en
s’assurant de la conformité aux objectifs du Projet;
- Mettre
en œuvre le système de suivi des décaissements et des dépenses des Sous
bénéficiaires ;
- Procéder
à la préparation et/ou au remboursement des DSA, selon les règles et
procédures du PNUD;
- Préparer
les demandes de paiement pour les avances consenties aux partenaires
dans le cadre de la mise en œuvre des Projets, assurer le suivi de
l’exécution financière des ressources allouées et procéder à la
vérification des états financiers et en particulier des pièces
justificatives soumises;
- Assurer
la revue de toutes les demandes de paiements et avances trimestrielles
et procéder à leur préparation;
- Assurer
le paiement des prises en charge des participants lors des formations
organisées par lesBénéficiaires Secondaires ;
- Analyser
les requêtes de fonds de tous les sous récipiendaires, les fournisseurs,
les ONG et autres structures de mise en œuvre afin de s’assurer que les
dépenses effectuées ont suivi les normes du Fonds Mondial et sont bien
codifiées par sous rubrique du plan de travail;
- Participer
à l’établissement des éléments de rapports financiers périodiques, des
rapports d’étapes et des rapports de fin des échéances financières qui
sont présentés aux bailleurs de fonds;
- S’assurer
que les documents de support des paiements sont complets avant leur
transmission aux Finances pour finalisation ;
- Maintenir
un système de contrôle des dépenses internes pour s`assurer que les
vouchers sont correctement saisis, que les transactions sont
correctement enregistrées et saisies dans ATLAS, que tous les paiements
sont effectués;
- Vérifier
dans Atlas l’exactitude des données bancaires des fournisseurs, de la
méthode de paiement, du COA et effectuer les contrôles nécessaires pour
éviter une duplication dans les paiements;
- S’assurer
que les conditions et les modalités de paiement soient conformes aux
Purchase Orders et aux contrats pour les paiements avec PO;
- Initier
et saisir des projets dans Atlas en s’assurant que les frais de gestion
des projets (General Management Services, GMS) sont correctement pris en
compte ; préparer les révisions budgétaires requises et initier toute
action dans Atlas relevant de son profil;
- Initier
les écritures de correction (régularisation dans le journal comptable)
ainsi que les écritures de correction des paiements;
- Préparer
les rapports consolidés de dépenses (Combined Delivery Reports, CDRs)
pour leur certification trimestrielle et annuelle;
- Assurer
un contrôle et un archivage adéquats de tous les documents financiers;
- Assurer
toute autre tâche selon les besoins et sur demande du superviseur.
Impact des Résultats
Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité globale
du projet, aussi bien dans la gestion des ressources financières que dans le
succès de la mise en œuvre du projet.
La bonne saisie des données, la bonne analyse et
présentation des informations financières contribuent à la création d’un bon
système de gestion financière du projet.
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Compétences Fonctionnelles:
Construction de partenariats:
- Démontre
la capacité à développer et à maintenir de bonnes relations avec les
collègues et les partenaires;
- Prépare
et fournit les rapports financiers des ressources utilisées sur demande
du superviseur dans l’optique de renforcer le partenariat;
- Veille
au renforcement des capacités en suivi et gestion financière des
partenaires d’exécution.
Promotion de l'apprentissage organisationnel et du partage
des connaissances:
- Identifie
et communique les opportunités de promouvoir le partage des
connaissances et l'apprentissage.
Promotion des changements et du développement
organisationnels:
- Est
Apte à identifier les problèmes et à proposer des solutions.
Compétences professionnelles/Expertises techniques:
- Comprend
les processus et méthodes de travail par rapport au poste;
- Possède
les connaissances de base sur les politiques et procédures de
l`organisation en rapport avec la gestion des ressources financières et
les applique de façon constante dans le travail;
- S’attache
à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto
apprentissage et autres moyens d’apprentissage;
- Démontre
une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique
dans son travail quotidien;
- Est
apte à effectuer un travail de nature confidentielle et traiter un grand
volume de travail;
- Possède
une bonne connaissance des règlements relatifs aux Financeset du Guide
de Gestion des Résultats, de la Comptabilité;
- Maîtrise
de l’outil informatique en général et d’Atlas en particulier;
- Est
apte à travailler en équipe : aptitude à interagir, à établir et à
maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur
hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de
bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité;
- A
de bonnes capacités à développer ses compétences personnelles et
professionnelles.
Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion:
- Exploite
les informations / bases de données / autres systèmes de gestion;
- Fait
des recommandations relatives à des procédures de travail et à la mise
en œuvre de systèmes de gestion.
Orientation vers le Client:
- Organise
et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des
clients et pour satisfaire les délais;
- Fait
des rapports aux clients internes et externes d`une manière correcte et
en temps opportun;
- Répond
rapidement aux besoins des clients.
Promotion de la recevabilité et de la gestion basée sur
les résultats:
- Met
en place et entretient les bases de données;
- Assure
la préparation à temps des informations pour l`élaboration des
différents rapports financiers.
Compétences Générales:
- Démontre
/préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité;
- Démontre
une connaissance des entreprises et un bon jugement;
- L’auto
développement, la prise d’initiative;
- Esprit
d’équipe et facilite le travail d’équipe;
- une
aptitude à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et
multi ethnique avec la sensibilité et le respect de la diversité;
- une
bonne capacité interpersonnelle;
- Avoir
une bonne capacité rédactionnelle.
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Education:
- Diplôme
de niveau baccalauréat ou équivalent en finances, comptabilité, commerce
ou tout autre domaine apparenté;
- La
détention d’un BTS dans ces mêmes domaines constitue un atout.
Expérience:
- Un
minimum de 5 ans d’expérience en comptabilité et gestion financière;
- Expérience
dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, Power point,
Outlook, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et bases de
données, une expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les
systèmes de gestion ainsi qu’une bonne maitrise des logiciels de gestion
financière, de préférence PeopleSoft;
- Expérience
dans une organisation internationale et/ou expérience des mécanismes de
gestion du système des Nations Unies constitue(nt) un avantage certain;
- Une
connaissance des IPSAS et/ou de IFRS est souhaitable.
- Une
certification en finances serait un atout
Langues Requises:
- Maîtrise
du français et bonne connaissance de l’anglais.
Note:
- Ce
poste est ouvert uniquement aux candidats de nationalité tchadienne;
- Les
candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.
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